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Die digitale Zukunft – wie Mitarbeiter den Digitalisierungsprozess mitgestalten

Geschäftsführer Rainer Ulrich (li.) und Sandra Tillmann (re.), Leiterin des Service Centers, haben zusammen mit Frank Dellenbach (nicht im Bild) den Papierakten den Kampf angesagt.

Geschäftsführer Rainer Ulrich (li.) und Sandra Tillmann (re.), Leiterin des Service Centers, vor einem der vollen Aktenschränke (Fotos: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell).

  • Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern hat clayton Umwelt-Consult GmbH bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts begleitet
  • Ziel: Digitalisierungsprojekt mit Beteiligung aller Mitarbeitenden durchsetzen

Kaiserslautern // 25. Januar 2021 „Clayton 4.0: digital und strukturiert in die Zukunft – Mitarbeiterpartizipation in Digitalisierungsprozessen“. Unter diesem Motto stand die Projektbegleitung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kaiserslautern mit der clayton Umwelt-Consult GmbH in Ludwigshafen. Die Verantwortlichen des mittelständischen Unternehmens für Baugrund- und Altlastenuntersuchungen stellten sich die Frage, wie sie Arbeitsprozesse durch Digitalisierung effektiver gestalten können – und das bei gleichzeitiger größtmöglicher Beteiligung und Akzeptanz aller Mitarbeitenden.

Mitten im Corona-Jahr 2020 ist die Projektbegleitung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kaiserslautern mit der clayton Umwelt-Consult GmbH mit einem virtuellen Workshop gestartet. Nun, gut ein halbes Jahr später, konnte die Zusammenarbeit erfolgreich abgeschlossen werden. Geschäftsführer Rainer Ulrich und Sandra Tillmann, Leiterin des Service Centers, bilden zusammen mit Projektleiter Frank Dellenbach das Digitalisierungsteam bei clayton. Bei der Umsetzung eines Digitalisierungsvorhabens war es ihnen von Anfang an am wichtigsten, alle Mitarbeitenden von clayton in den gesamten Prozess miteinzubeziehen. So wurde auch die konkrete Digitalisierungsmaßnahme, die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), gemeinsam erarbeitet.

Alle Mitarbeitenden einbinden

„Im Vorfeld hatte ich bereits das Projekt angekündigt, damit alle Bescheid wissen, woran hier gearbeitet wird“, so Geschäftsführer Ulrich. Dann folgte in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern ein Workshop, bei dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von clayton in den Prozess eingebunden wurden. „Es gab sehr viel Rückendeckung für die Punkte, die wir uns vorher schon zurechtgelegt hatten. Die Kolleginnen und Kollegen müssen sehen, dass die Einbindung da ist und sie nicht etwas übergestülpt bekommen“, erklärt Sandra Tillmann die Motivation hinter der Vorgehensweise.

Durch Digitalisierung Aktenberge loswerden

Im Büro der clayton Umwelt-Consult GmbH in Ludwigshafen am Rhein befindet sich der Grund für das Projektziel, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen zu wollen: große blaue Aktenschränke. In ihnen: Unzählige Baugrundgutachten und Unterlagen zu den verschiedenen Projekten des Ingenieurbüros. Etwa 6000 Akten kommen pro Jahr neu dazu. Die Akten eines halben Jahres sind im Ludwigshafener Büro vor Ort, dann wandern sie in ein eigens dafür geschaffenes Lager. „Wir haben das einmal nachgerechnet: Mittlerweile haben wir Akten in der Länge von einem Kilometer“, sagt clayton-Geschäftsführer Rainer Ulrich.

Delia Schröder, Projektkoordinatorin vom Kompetenzzentrum Kaiserslautern, schildert die Zusammenarbeit so: „Wegen der Pandemie wurden Präsenztermine teilweise zu Onlinemeetings umgewandelt und Workshops unter Corona-Bedingungen realisiert. Bei den unternehmensweiten Workshops hinderte das strikte Einhalten der Abstandsregeln und das Tragen von Masken nicht daran, sehr gute Arbeitsergebnisse zu erzielen. Die Mitarbeitenden der Firma Clayton wussten die Möglichkeit des intensiven Austauschs sehr zu schätzen und brachten sich mit ihren Ideen und Wünschen tatkräftig ein.“

Kompetenzzentrum Kaiserslautern hilft

Mit dem Digitalisierungsprojekt wird clayton Vorreiter in der Branche. Gerade kleinere Ingenieurbüros setzen noch zum Großteil auf Papier, was je nach Auftragslage auch noch zu handhaben ist. Dass clayton sich mit dem Digitalisierungsprojekt nun an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern gewandt hat, erklärt Sandra Tillmann mit der wenigen Zeit, die in den letzten Jahren aufgrund der hohen Nachfrage nach Baugrundgutachten zur Verfügung stand. „Wir hätten das Digitalisierungsprojekt vielleicht bereits allein realisieren können, wenn wir Zeit gehabt hätten und nicht mit Ausdrucken und Einscannen beschäftigt gewesen wären“, sagt sie scherzhaft.

Die clayton Umwelt-Consult GmbH, ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Ludwigshafen am Rhein, ist vorwiegend in der Baugrund- und Altlastenuntersuchung tätig. Mit seinen ca. 50 Mitarbeitenden erstellt clayton seit über 25 Jahren Bodengutachten und bietet Beratungsleistungen in den Bereichen Geotechnik, Altlasten und im Vorfeld von Sanierungen an.

Weitere Infos zur Projektbegleitung mit clayton: https://kompetenzzentrum-kaiserslautern.digital/projektbegleitung/clayton/

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