Pressemitteilung

Prozessoptimierung als ersten Schritt in Richtung Digitalisierung – eine Herausforderung für viele KMU

Gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern hat POLY-TOOLS Schritte zur durchgängigen Digitalisierung der Auftragsabwicklung unternommen und ihre Prozesse optimiert. Fotos: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell

  • Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern unterstützt POLY-TOOLS bei der Digitalisierung der Auftragsabwicklung
  • Prozessoptimierung als Basis für die Datenvernetzung

Kaiserslautern// 10. Oktober 2018 – Die effektive Bereitstellung und Vernetzung von Produkt- und Produktionsdaten – ein Ziel, das viele mittelständische Unternehmen verfolgen, so auch die POLY-TOOLS bennewart GmbH aus Donsieders. Um Daten zu vernetzen, ist es wichtig, zuerst Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Eine Aufgabe, die zwar zeitaufwändig ist, sich im Nachhinein jedoch auszahlt. Nur wer vorab definiert, welche Daten für die jeweiligen Prozesse relevant sind, entgeht einem digitalen Datenchaos. In einer von fünf Projektbegleitungen hat das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern POLY-TOOLS genau bei dieser Prozessanalyse und -optimierung unterstützt.

Digitalisierung sichert Wettbewerbsfähigkeit

Das Unternehmen aus Donsieders in der Nähe von Pirmasens ist in einem sehr speziellen Markt tätig – dem Blasformenbau oder auch Blaswerkzeugbau genannt. Hier werden individuelle Formen für Kunststoff-Hohlkörper im Bereich von 3 Milliliter bis zu 200 Liter hergestellt. Die Kanister-Fertigung, zum Beispiel zur Abfüllung von Mineralölen, Benzin, Reiniger, Chemikalien, destilliertem Wasser, Frostschutz- oder Pflanzenschutzmitteln, gehören zu dem Hauptgeschäft von POLY-TOOLS. Aber auch in jedem Haushalt finden sich Artikel, wie Geschirrspülmittel oder Shampoo-Flaschen, die ihren Ursprung in Donsieders genommen haben. Für den mittelständischen Werkzeugbauer sind Prozessoptimierung und Datenvernetzung die zentralen Schlüsselthemen, wenn es um Digitalisierung geht. Das Unternehmen hat es sich daher zum Ziel gesetzt, die Prozesse innerhalb der Firma zu verschlanken sowie Daten aus den Abteilungen Vertrieb, Konstruktion und Fertigung zu vernetzen.

Der Geschäftsführer des rund 100 Mitarbeiter großen Unternehmens, Arnold Schura, ist der Meinung, dass „Unternehmen, die sich der Digitalisierung verschließen, in Zukunft nicht wettbewerbsfähig sein werden“. Weiter ergänzt er: „Digitalisierung bedeutet Effizienzsteigerung. Wir gehen mit der Zeit und optimieren so unsere Prozesse. In unserer Branche gehören wir zu den Vorreitern in Sachen Digitalisierung“.

Prozessoptimierung als Basis für die Datenvernetzung

Neben der Betriebsdatenerfassung (BDE) in der Produktion hat die Firma bereits zwei Systeme zur Datenverwaltung und Produktionsplanung eingeführt: ein PLM- (Product Lifecycle Management) sowie ein ERP-System (Enterprise Resource Planning). In dem Digitalisierungsprojekt mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern stand im Fokus, die internen Prozesse zu definieren und in diesen Systemen abzubilden. Ziel war die durchgängige Datenvernetzung zwischen den Abteilungen, die an der Auftragsabwicklung beteiligt sind.

Jürgen Oppermann, Leiter des Qualitätsmanagements von POLY-TOOLS und ebenso Leiter der Projektbegleitung, beschreibt eine alltägliche Situation: „Häufig erteilt uns der Kunde einen sehr vagen Auftrag, wie sein Blaswerkzeug aussehen soll – viele Abstimmungsschleifen sind nötig, um die finalen Details zu klären und die Anforderungen an das Werkzeug zu konkretisieren. Und genau diesen Prozess möchten wir systematisieren, um den Auftrag für alle Abteilungen von Anfang an klar zu definieren.“

Um eine reibungslose Auftragsabwicklung zu garantieren, muss jeder Mitarbeiter, der in den Prozess involviert ist, über die aktuellen Informationen verfügen. Um das zu ermöglichen, wurden alle relevanten Prozesse analysiert und in einem Prozessmodell dargestellt. Wichtig dabei war, welche Daten in welcher Form zwischen den verschiedenen Abteilungen ausgetauscht werden und was in Zukunft verbessert werden soll. Damit war die Grundlage für die digitale Datenvernetzung gelegt und die Prozesse konnten in die vorhandenen IT-Systeme übertragen werden.

„Großer Vorteil dieser Prozessoptimierung ist die erhebliche Zeitersparnis bei der Auftragsabwicklung. Der Abstimmungsaufwand zwischen den Abteilungen wurde deutlich reduziert und damit die Unternehmensgeschäfte insgesamt effizienter gestaltet“, so Projektleiter Oppermann.

Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung wie POLY-TOOLS. Um ihre Daten sinnvoll zu vernetzen, ist eine Prozessoptimierung notwendig. Der Vorteil gut strukturierter Prozesse liegt auf der Hand: „Wenn Prozesse bereits in der nicht-digitalen Variante ineffizient sind, so werden sie auch digitalisiert keinen Mehrwert bieten. Daher ist es für alle Firmen wichtig, ihre Prozesse zu betrachten, um einem digitalen Chaos vorzubeugen“, erläutert der Projektkoordinator seitens des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kaiserslautern Andreas Eiden.

Mitarbeiterakzeptanz als Schlüssel zum Erfolg

Der Geschäftsführer von POLY-TOOLS war sich sicher, dass es wichtig ist, viele Bereiche der Firma – vom Vertrieb über Konstruktion, Qualitätsmanagement bis hin zu IT – von Anfang an in das Projekt mit einzubeziehen. Ganz nach dem Motto, dass ein interdisziplinäres Team die komplexen Unternehmensprozesse besser analysieren kann und einen Mehrwert für das Projekt bringt. Auch der Projektkoordinator des Kompetenzzentrums bekräftigt diese Vorgehensweise: „Für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten braucht es ein durchdachtes Konzept zur Kommunikation der Veränderungen und zur Einbindung der Mitarbeiter. Sie sollen schließlich zukünftig mit den verbesserten Prozessen und Tools arbeiten“. POLY-TOOLS hat neben dem großen Projektteam, indem bereits viele Mitarbeiter in das Vorhaben involviert wurden, eine Mitarbeiterversammlung einberufen, um allen Mitarbeitern des Betriebs die Vorteile der digitalen Prozesse zu verdeutlichen.

Anstoß für weitere Digitalisierungsprojekte

Mit der Optimierung der Auftragsabwicklung von kundenindividuellen Blasformenwerkzeugen konnte ein wichtiges Digitalisierungsprojekt für POLY-TOOLS realisiert werden. Die beleuchteten Prozesse haben für das Unternehmen neue Ziele hervorgebracht. Zukünftig sollen das PLM- und das ERP-System noch stärker genutzt werden. Auch arbeitet das firmeninterne Digitalisierungsteam bereits an der Umsetzung eines Produktkonfigurators sowie der Einführung eines CRM-Systems (Customer Relationship Management), um kundenindividuelle Bestellungen noch reibungsloser zu ermöglichen. Durch die verbesserten Prozessabläufe hat POLY-TOOLS viel Zeit gewonnen, die schon in neue Digitalisierungsprojekte investiert wird.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern gehört zu Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk. Das Projekt ist eins von fünf Projektbegleitungen, bei denen KMUs jeweils einen Zeitraum von sechs Monaten bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts unterstützt werden und dadurch zum Leuchtturm für die Region werden.

Hintergrund – Fachbegriffe einfach erklärt: ERP & PLM

Unter einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) versteht man eine Software-Lösung zur Ressourcenplanung eines Unternehmens. Die für die Produktion oder Dienstleistungen relevanten Mittel und Güter, also z.B. Personal, Finanzen, Kapazitäten usw. werden mit dem System gesteuert.

Ein Product-Lifecycle-Management-System (PLM-System) hingegen organisiert Produkte und Prozesse während des gesamten Produktlebenszyklus. Besonders durch die Verknüpfung von Produktdaten und darauf aufbauenden Prozessen, wie z.B. Freigaben oder Änderungen, ist es optimal zur Organisation von Arbeitsläufen in Konstruktion und weiteren Abteilungen geeignet.

CRM (Customer Relationship Management, auf Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement, Kundenpflege) beschreibt die konsequente Kundenorientierung mit dem Ziel der langfristigen Bindung eines (zufriedenen) Kunden an das jeweilige Unternehmen.

Ein Blick in die Produktion der POLY-TOOLS bennewart GmbH aus Donsieders. Foto: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell

Produkte die durch die Blaswerkzeuge von POLY-TOOLS hergestellt werden. Foto: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell

 

 

 

 

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