Thema der Projektbegleitung
Mitarbeiterpartizipation in Digitalisierungsprozessen
Name des KMU: Clayton Umwelt-Consult GmbH
Sitz: Ludwigshafen am Rhein
Gründungsjahr: 1993
Größe: ca. 50 Beschäftigte
Branche: Baugrund- und Altlastenuntersuchungen
4. Meilenstein: Abschluss der Projektbegleitung
13. Januar 2021 – Mit einen durchweg positiven Abschlussworkshop ist die Projektbegleitung mit der clayton Umwelt-Consult GmbH geendet. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und den Digitalisierungsverantwortlichen von clayton hat das Projektteam vom Komz-KL einen Rückblick auf das gemeinsame Vorgehen und auf die Ergebnisse vorgenommen. Neben der Erarbeitung eines Lastenhefts war es vor allem die mitarbeiterorientierte und strukturierte Vorgehensweise des Komz-KL, die clayton sehr weitergeholfen hat. „Das konsequente und strukturierte Vorgehen – das hätten wir ohne Sie so nicht hingekriegt. Und die Mitarbeiterworkshops haben sehr viel positive Reaktionen hervorgerufen“, beschreibt Geschäftsführer Rainer Ulrich die Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum Kaiserslautern. Schließlich wurde noch besprochen, wie clayton die Digitalisierung seines Unternehmens über die Projektbegleitung hinaus weitertreiben kann: für das geplante Dokumentenmanagementsystems muss unter anderem noch ein finaler Anbieter ausgewählt werden.
3. Meilenstein: Einbeziehung aller Mitarbeiter
20. Oktober 2020 – Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein konkretes Ziel der Projektbegleitung mit der Clayton Umwelt-Consult GmbH. Nachdem im zweiten Termin die Basisanforderungen mit Unterstützung des Kompetenzzentrums Kaiserslautern definiert wurden, stand beim dritten Termin die Beteiligung aller MitarbeiterInnen im Fokus. Die gemeinsamen Workshops haben drei zentrale Ergebnisse hervorgebracht: Die Anforderungen an eine DMS-Lösung auf Grundlage der Arbeitsprozesse in den einzelnen Abteilungen wurden formuliert, die Wünsche und Bedarfe bzgl. des Einführungsprozesses wurden geäußert und weitergehende Ideen für Digitalisierungslösungen, die die Arbeitsprozesse verbessern könnten, wurden zusammengetragen. Außerdem haben sich aus jeder Abteilung MitarbeiterInnen für das erweiterte Projektteam gemeldet und wollen als Testnutzer agieren. Die nächsten Schritte der Projektbegleitung beinhalten die Übernahme der Anforderungen ins Lastenheft, Auswahlgespräche mit DMS-Anbietern und die Planung des Einführungsprozesses.
2. Meilenstein: Formulieren der Anforderungen
09. Juli 2020 – Der zweite Termin der Projektbegleitung mit der Clayton Umwelt-Consult GmbH aus Ludwigshafen konnte im E4Lab in Kaiserslautern stattfinden. Im Design Thinking Bereich des „Engineering 4.0-Labors“ konnten die Beteiligten des Baugrund- und Altlastenuntersuchers und das Projektteam des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kaiserslautern gemeinsam brainstormen und diskutieren und dabei trotzdem genügend Abstand einhalten. „Wir wollen ‘Papier los werden’!“ Mit dieser Motivation hat die Firma Clayton mit dem Projektteam die wichtigsten Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem bestimmt und festgehalten. Dabei konnten die Experten vom Kompetenzzentrum Kaiserslautern vor allem mit methodischer Unterstützung helfen. Im nächsten Schritt werden die MitarbeiterInnen von Clayton, also die AnwenderInnen des zukünftigen Dokumentenmanagementsystems, in Mini-Workshops nach ihren Erwartungen an eine Digitallösung gefragt – ganz im Sinne der Mitarbeiterpartizipation, die bei Clayton groß geschrieben wird.
1. Meilenstein: Kick-Off der Projektbegleitung
05. Mai 2020 – „Clayton 4.0: digital und strukturiert in die Zukunft – Mitarbeiterpartizipation in Digitalisierungsprozessen“. Unter diesem Motto steht die Projektbegleitung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kaiserslautern mit der Clayton Umwelt-Consult GmbH in Ludwigshafen. Das erste Treffen der sechsmonatigen Projektbegleitung fand – aufgrund der Arbeitsbedingungen in Covid-19-Zeiten – im virtuellen Raum statt. Verbesserungsbedarf stellen Geschäftsführung und Mitarbeiter vor allem bei der digitalen Unterstützung von internen Arbeitsabläufen fest. Aktuell wird im Unternehmen noch viel analog verarbeitet; die Prozesse sind nicht durchgängig digital abgebildet. Die vorhandene Datenbankstruktur ist veraltet, basiert auf einer frühen Version des Systems und sollte erneuert werden. Durch die Einführung einer digitalen Lösung verspricht sich das Unternehmen eine Verbesserung der Abläufe und eine Steigerung der Qualität in der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachabteilungen. Besonderen Wert wird auf die Beteiligung der Mitarbeiter bei der Projektumsetzung gelegt. Das Projekt soll auch als Veränderungsmaßnahme verstanden werden und zu einer Organisationsentwicklung beitragen.