BEST PRACTICE

Mit Digitalisierung in eine effizientere Zukunft

Geschäftsführer Rainer Ulrich (li.) und Sandra Tillmann (re.), Leiterin des Service Centers, haben zusammen mit Frank Dellenbach (nicht im Bild) den Papierakten den Kampf angesagt.

Geschäftsführer Rainer Ulrich (li.) und Sandra Tillmann (re.), Leiterin des Service Centers, vor einem der vollen Aktenschränke (Fotos: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell).

Die clayton Umwelt-Consult GmbH sagt Papierakten mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System den Kampf an

Die clayton Umwelt-Consult GmbH erstellt Baugrundgutachten für kleinere Bauprojekte. Fotos: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell

Die clayton Umwelt-Consult GmbH erstellt Baugrundgutachten für kleinere Bauprojekte. Fotos: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell

Geschäftsführer Rainer Ulrich (li.) und Sandra Tillmann (re.), Leiterin des Service Centers, haben zusammen mit Frank Dellenbach (nicht im Bild) den Papierakten den Kampf angesagt.

Geschäftsführer Rainer Ulrich (li.) und Sandra Tillmann (re.), Leiterin des Service Centers, haben zusammen mit Frank Dellenbach (nicht im Bild) den Papierakten den Kampf angesagt.

Betritt man das Büro der clayton Umwelt-Consult GmbH in Ludwigshafen am Rhein, fallen direkt blaue Aktenschränke ins Auge. In ihnen: Unzählige Baugrundgutachten und Unterlagen zu den verschiedenen Projekten des Ingenieurbüros. Etwa 6000 Akten kommen pro Jahr neu dazu. Die Akten eines halben Jahres sind im Ludwigshafener Büro vor Ort, dann wandern sie in ein eigens dafür geschaffenes Lager. „Wir haben das einmal nachgerechnet: Mittlerweile haben wir Akten in der Länge von einem Kilometer“, sagt clayton-Geschäftsführer Rainer Ulrich. Natürlich zeugt der Aktenberg auch von einer Erfolgsgeschichte: 1993 wurde clayton als Freiberufler-GbR gegründet, die Belegschaft bestand damals aus fünf Mitarbeitern. Zwei bis drei Baugrundgutachten wurden pro Jahr angefertigt. 2002 folgte die Umfirmierung in eine GmbH. Ab 2004 wurden die Aufträge durch die Zusammenarbeit mit einem großen Massivhaushersteller immer zahlreicher, ab dann war clayton deutschlandweit aktiv. 2005 wurden bereits 200 bis 300 Baugrundgutachten angefertigt, heute sind es um die 6000. Knapp 50 Mitarbeiter arbeiten mittlerweile für clayton. In der Branche ist clayton Vorreiter: Zu einem Pauschalpreis werden standardisierte Baugrundgutachten für kleine Projekte – vor allem Einfamilienhäuser – erstellt. Der Standort sorgt dafür, dass es dem Unternehmen nicht an Aufträgen mangelt. „Der Standort Ludwigshafen ist glücklicherweise ein sehr guter, weil die Fertighausbranche überwiegend südlich der Mainlinie angesiedelt ist“, erklärt Ulrich.

Bodenarbeit vor Ort – analoge Bohrung mit digitalen Elementen

Zehn bis 15 Bodenproben fallen pro Bauplatz an. Zur Lokalisierung der Bohrstellen kommen auch digitale Hilfsmittel zum Einsatz.
Zehn bis 15 Bodenproben fallen pro Bauplatz an. Zur Lokalisierung der Bohrstellen kommen auch digitale Hilfsmittel zum Einsatz.

Zehn bis 15 Bodenproben fallen pro Bauplatz an. Zur Lokalisierung der Bohrstellen kommen auch digitale Hilfsmittel zum Einsatz.

Ein Großteil der Arbeit findet für clayton vor Ort auf der jeweiligen Baustelle statt. „Wir müssen zu jedem Bauort hinfahren und sechs Meter tiefe Bohrungen durchführen, um die Boden- und Was-serverhältnisse zu klären“, skizziert Ulrich. Mit dieser sogenannten Rammkernsondierung können Hohlräume und Bodenschichten analysiert werden. Insgesamt 10 bis 15 Proben pro Bauplatz fallen damit an. Die Mitarbeiter sind dazu in ganz Deutschland im Außendienst unterwegs, ein Termin dauert etwa zwei bis drei Stunden. Anschließend werden die Proben nach Ludwigshafen ins Labor gebracht, wo sie noch einmal überprüft und bewertet werden. „Danach kommt die Akte hier nach oben und wird an einen unserer 15 Gutachter verteilt. Der schreibt dann das endgültige Gutachten“, erklärt Ulrich. Um die 30 Seiten fasst ein solches Gutachten: Von der Dokumentation der Vor-Ort-Arbeiten geht es über die geologische Situation, die Wasserabdichtung und die Geländesituation bis hin zu Hinweisen zu Unfallschutz, Abböschung, Erdbebenschutz und Einflüssen durch den Bergbau. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren, setzt clayton bereits seit einiger Zeit auf vorgefertigte Gutachtenmasken, die nur noch an die jeweilige Situation des Grundstücks angepasst werden müssen. Das läuft bereits digital ab, jedes Gutachten wird auch digital als PDF abgespeichert.

So sehen die Bodenproben aus, wenn sie von der Baustelle kommen. Im hauseigenen Labor werden sie unter die Lupe genommen.
So sehen die Bodenproben aus, wenn sie von der Baustelle kommen. Im hauseigenen Labor werden sie unter die Lupe genommen.

So sehen die Bodenproben aus, wenn sie von der Baustelle kommen. Im hauseigenen Labor werden sie unter die Lupe genommen.

Aktuell wird allerdings spätestens beim Versand an den Kunden jedes Gutachten ausgedruckt und zur Akte hinzugefügt, was das Unternehmen vor eine große Herausforderung stellt. Angebote, Pläne, Karten, fertige Gutachten – alles wird ausgedruckt und anschließend auch in Papierform aufbewahrt. Das sorgt für einen großen Kosten- und Verwaltungsaufwand. Um diesen Aufwand zu verringern, hat sich das Unternehmen an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern gewandt, das mit clayton eine Projektbegleitung durchführt. Im ersten Projektschritt wurde dazu die Ausgangssituation erläutert und analysiert. „Wir haben uns zu Beginn einen Überblick über die Ist-Prozesse verschafft, das war sehr interessant. Man sieht, welch ein Aufwand betrieben werden muss, um ein solches Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen“, erinnert sich Ulrich. Aus den Ist-Prozessen wurden im Anschluss Soll-Prozesse, danach wurde ein Lastenheft definiert, mit dem an die Anbieter von Dokumentmanagementsystemen herangetreten werden kann. Am Ende des Projekts soll eine Plattform stehen, die die gesamte Auftragsabwicklung rein digital leistet: Von der Angebotsanfrage über die Bearbeitung bis hin zur Ablage, alle im Prozess beteiligten sollen auf die für sie nötigen Dokumente zugreifen können.

Ein clayton-Mitarbeiter arbeitet an einem Gutachten. Dazu kommt eine vorgefertigte Maske zum Einsatz.

Ein clayton-Mitarbeiter arbeitet an einem Gutachten. Dazu kommt eine vorgefertigte Maske zum Einsatz.

Mitarbeiter im Prozess mitnehmen

Grundlegend war für Ulrich die Einbindung seiner Belegschaft. „Im August hatte ich bereits das Projekt angekündigt, damit alle Bescheid wissen, woran hier gearbeitet wird“, so der Geschäftsführer. Im Oktober folgte in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum ein Workshop, bei dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von clayton in den Prozess eingebunden wurden. „Es gab sehr viel Rückendeckung für die Punkte, die wir uns vorher schon zurechtgelegt hatten. Die Kolleginnen und Kollegen müssen sehen, dass die Einbindung da ist und sie nicht etwas übergestülpt bekommen“, erklärt Sandra Tillmann, Leiterin des Service-Centers bei clayton. Zusammen mit Rainer Ulrich und Projektleiter Frank Dellenbach ist sie Teil des dreiköpfigen Digitalisierungsteams im Unternehmen. Aktuell steht die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems an.

Auf mehr als 30 Seiten wird die Bodensituation des Grundstücks beschrieben.
Auf mehr als 30 Seiten wird die Bodensituation des Grundstücks beschrieben.

Auf mehr als 30 Seiten wird die Bodensituation des Grundstücks beschrieben.

Wenn das System letztendlich implementiert ist, geht es für clayton allerdings noch weiter. Langfristig möchte das Unternehmen neben einem Customer-Relationship-Management-System (CRM) auch ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP) auf die Beine stellen. Zehn bis 15 Angebots-anfragen kommen täglich bei clayton an, bisher werden diese händisch in eine Datenbank eingepflegt und mittels Kopien physisch abgelegt. „Das soll in Zukunft alles digital laufen. Wir streben an, zu 90 Prozent digital arbeiten zu können. Manche Kunden werden sich zwar noch ein gedrucktes Gutachten wünschen, aber die großen Hersteller werden darauf verzichten können“, erklärt Ulrich.

Volle Aktenschränke wie dieser sollen bei clayton in Zukunft der Vergangenheit angehören.

Volle Aktenschränke wie dieser sollen bei clayton in Zukunft der Vergangenheit angehören.

Mit dem Digitalisierungsprojekt wird clayton Vorreiter in der Branche. Gerade kleinere Ingenieurbüros setzen noch zum Großteil auf Papier, was je nach Auftragslage auch noch zu handhaben ist. Dass clayton sich mit dem Digitalisierungsprojekt nun an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern gewandt hat, erklärt Sandra Tillmann mit der wenigen Zeit, die in den letzten Jahren aufgrund der hohen Nachfrage nach Baugrundgutachten zur Verfügung stand. „Wir hätten das Digitalisierungsprojekt vielleicht bereits allein realisieren können, wenn wir Zeit gehabt hätten und nicht mit Ausdrucken und Einscannen beschäftigt gewesen wären“, sagt sie scherzhaft.


Über das Unternehmen: clayton Umwelt-Consult GmbH

Unternehmenssitz: Ludwigshafen am Rhein
Mitarbeiter: 50
Gegründet: 1993

Die clayton Umwelt-Consult GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Ludwigshafen am Rhein. Mit seinen 50 Mitarbeitern erstellt clayton seit über 25 Jahren Bodengutachten und bie-tet Beratungsleistungen in den Bereichen Geotechnik, Altlasten und im Vorfeld von Sanierungen an. Die qualifizierten Fachkräfte untersuchen Baugrund und Altlasten für namhafte Fertig- und Massivhausbauer, Kellerbau-Unternehmen, Architekturbüros und Investoren.

Autor: Julian Hörndlein