BEST PRACTICE

Kreative Lösungen in unsicheren Zeiten

Die Geschäftsführer von Expo Solutions Alexander Wons und Julia Forster habe ein turbulentes Jahr hinter sich.

Die Messebauer von Expo Solutions haben während der Corona-Pandemie verstärkt virtuelle Stände realisiert

Bei Expo Solutions entstehen Bauteile für Messestände. Aktuell werden auch andere handwerkliche Aufträge wie etwa Ausstellungstheken in der Schreinerei gefertigt. Fotos: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern / A. Sell

Die Geschäftsführer Alexander Wons und Julia Forster habe ein turbulentes Jahr hinter sich.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Expo Solutions GmbH in Rockenhausen sind Experten, wenn es um die Realisierung von Messeständen geht. Vor 17 Jahren hat Geschäftsführer Alexander Wons das Unternehmen gegründet, seitdem ging es stetig bergauf – bis die Corona-Pandemie den Geschäftsbetrieb im letzten Jahr einen Strich durch die Rechnung machte. „Wir haben den Lockdown bereits früher gespürt, weil schon im Februar die ersten Messen abgesagt wurden“, erklärt Wons. Co-Geschäftsführerin Julia Forster bestätigt das. Zuerst wurden einzelne Stände auf der Fachmesse Embedded World aufgrund ihrer internationalen Ausrichtung abgesagt, dann folgten nach und nach sämtliche Messen. „So wurden aus 30 Prozent erwarteter Umsatzsteigerung 60 Prozent Umsatzeinbußen“, erklärt Forster. Lediglich ein Stand von 12 Quadratmetern auf einem Kongress konnte im Jahr 2020 nach März noch realisiert werden. Für Wons und Forster war das der Anstoß, eine bereits vor Corona begonnene Entwicklung weiter voranzutreiben: Auch die Messebranche digitalisiert sich immer mehr, Kunden wünschten sich verstärkt Online-Messen als Ersatzformate.

Expo Solutions bietet seinen Kunden einen Komplettservice für den Messeauftritt. Das beginnt mit der Standarchitektur und streckt sich bis hin zur Auswahl der richtigen Mülleimer und den Einsatz von Hostessen. Etwa drei Monate vor Messebeginn starten im besten Fall die Planungen, um rechtzeitig einen Stand messefit zu machen. „Wir waren aber auch schon mit einem 800 Quadratmeter großen Stand in Frankfurt, wobei die erste Anfrage erst einen Monat vorher kam“, erinnert sich Julia Forster. Mit den Ständen ist das Unternehmen international unterwegs, darunter häufig in den USA. Die Kultur sei da aber eine andere, stellt Alexander Wons fest. In Deutschland werde viel Wert auf den Kontakt vor Ort und das Händeschütteln gelegt, weshalb die Etablierung von Online-Messen nur ein langsamer Prozess sei. Wons hat festgestellt, dass viele Unternehmen zwar im Corona-Jahr Erfahrungen mit Online-Messen gemacht hätten, es aber noch viel Potenzial nach oben gebe: „Häufig ist das eine Generationenfrage: Diejenigen, die im Unternehmen den Einkauf machen, möchten normalerweise nicht vor dem Rechner sitzen“, weiß er. Deswegen sei es aktuell auch ein großes Problem in der Wirtschaft, Neukunden zu generieren. Innovationen könnten über digitalem Wege nicht so leicht bekannt gemacht werden.

Ein Blick in die Planung von Expo Solutions: Links die handgefertigte Standskizze, recht der fertige Stand.

Digitale Formate wurden stärker nachgefragt

Trotzdem kamen 2020 auch bei Expo Solutions verstärkt Anfragen für ein digitales Messekonzept an. Dem Rockenhausener Unternehmen half es dabei, dass sie bereits seit vielen Jahren digital unterwegs sind. Die Standplanung erfolgt über ein CAD-Programm, die Einsatzplanung über einen speziell programmierten Messekalender. Auch Fernarbeit ist bei Expo Solutions nichts, das erst die Corona-Pandemie ermöglicht hat. Aufgrund der vielen Arbeit, die vor Ort auf den Messegeländen stattfindet, sind die Mitarbeiter mit diesem Arbeitskonzept bereits vertraut. Der Schritt zu einem virtuellen Messestand ist dann natürlich nicht mehr weit, weil die CAD-Planung zum Großteil schon gemacht ist. „Wir müssen dann noch eine Halle um den Stand herum entwickeln sowie Nachbarstände und Touchpunkte, mit denen die Besucher mit dem Stand interagieren können“, erläutert Wons. Die Mitarbeiter in der Planungsabteilung hätten sich sehr schnell das neue Know-How angeeignet und direkt losgelegt.

Die Standplanung findet mit einem CAD-Programm am Computer statt.

Einer von Expo Solutions Kunden ist Sunrise Medical. Das Unternehmen hat gute Erfahrungen mit dem digitalen Messekonzept gemacht. „Besondere Zeiten erfordern besondere Anstrengungen”, stellt Heiko Karagözyan, Trade Communication & STEPS Coordinator bei Sunrise Medical, fest. Das Unternehmen ist in der Medizintechnikbranche aktiv und ist einer der Weltmarktführer in der Entwicklung, Produktion und im Vertrieb von manuellen Rollstühlen, Elektrorollstühlen, Elektromobilen, Rollatoren und Systemen für Sitzen und Positionieren. Als bei Sunrise Medical klar wurde, dass es 2020 keine Messen mehr geben würde, entschied man sich mithilfe von Expo Solutions für virtuelle Formate: „Online-Messen waren eine gute Alternative, um unsere Kunden und Endnutzer mit Informationen zu unseren Produkten beliefern zu können”, resümiert Karagözyan. Gerade im Lockdown sei es schwierig, neue Produkte in den Markt zu bringen. Zwar seien Online-Messen anonymer, trotzdem sieht er das Format als gelungen an. Bei Sunrise Medical setzt man nach wie vor auf Online-Formate: „Wir werden das so lange aufrechterhalten, wie wir unsere Kunden und Endnutzer auf anderen Wegen aufgrund der Pandemie noch nicht erreichen können”, erklärt Karagözyan.

So sieht der fertige virtuelle Stand von Sunrise Medical aus.

Kreative Anpassung des Leistungsportfolios

Zurück bei Expo Solutions: Dort fällt viel Arbeit vor Ort weg, weil die aufwändigen Präsenzmessen nicht stattfinden können. Stattdessen steht das Lager still und die Schreinerei läuft vollbesetzt auf Hochtouren. Die Mitarbeiter fertigen aktuell etwa Tresenelemente oder Einrichtungsbauteile für Ausstellungen und Showrooms an. Dabei kommt ihnen die Ausstattung von Expo-Solutions zugute. CNC-Maschinen – eine hochmoderne Plattensäge und Kantenmaschine, die über eine Computerschnittstelle verfügen – können etwa digital mit Plänen bespielt werden, der Ablauf kann stets im Display nachverfolgt werden. Im Lager nebenan stehen die Kisten, die auf einen Einsatz vor Ort warten. 2500 Quadratmeter ist die Halle groß. Während der Pandemie fallen auch hier Lagerkosten an, die durch Online-Angebote nicht gedeckt werden können. Wons erzählt von einer LED-Wand, für die er 180 000 Euro investiert hat. Aktuell fehlen im Markt aufgrund der schwierigen finanziellen Situation jedoch Interessenten, an die Wons die Wand wieder verkaufen könnte. Auch einige Konkurrenten in der Messebranche stehen aufgrund der Pandemie selbst vor großen Problemen, viele Mitbewerber hätten laut Wons bereits Insolvenz anmelden müssen.

Die Maschinen in der Werkstatt können über ein Display gesteuert werden.

Nachhaltigkeit ist ein Top-Thema

Expo Solutions schafft es durch seine Anpassung an die Gegebenheiten und die Idee, virtuelle Messestände anzubieten, den Betrieb aufrecht zu erhalten. Die Vielseitigkeit der Firma zeigt sich auch an ihrem Einsatz im Bereich Nachhaltigkeit. „Viele Messebauer arbeiten mit Kauf-Messeständen, die nach Benutzung weggeworfen werden. Wir arbeiten zu 100 Prozent mit Miet-Messeständen, bauen das Gehäuse aus einem Holz- oder Alu-Material und verkleiden den Stand mit Spanplatten und Großgrafiken“, so Wons. Dadurch sei es möglich, einen Großteil der verwendeten Materialien erneut zu verwerten. Teilweise stammen die Materialien noch aus dem Jahr 2004. Nachhaltigkeit ist ein Aspekt, der auch dem Unternehmen verstärkt wichtig ist. „Das Messewesen hat sich in dieser Hinsicht stark gewandelt“, stellt Wons fest.

Die Mitarbeiter sehen sich als Problemlöser – wie das obige Motto zeigt.

Wann Messen wieder vor Ort stattfinden können, hängt von der Entwicklung der Corona-Pandemie ab. Für Alexander Wons und Julia Forster steht fest, dass sie auch in Zukunft nicht auf Messen verzichten wollen. Der Austausch und das Erleben vor Ort seien Punkte, die online nicht abbildbar sind. Im letzten Jahr haben das nicht nur die Messebauer erlebt, sondern auch die Aussteller. „Wir hören von Kunden und Besuchern auf allen Seiten, dass sie wieder raus und auf die Messen wollen“, so Wons.


Über das Unternehmen: Expo Solutions GmbH

Unternehmenssitz: Rockenhausen
Mitarbeiter: 17
Gegründet: 2004

Die Expo Solutions GmbH mit Sitz in Rockenhausen ist ein international tätiges Messebauunternehmen. Das Unternehmen bietet einen Komplettservice in der Standplanung an und realisiert die Projekte weltweit. Neben Präsenz-Messen entwickeln die 16 Mitarbeiter verstärkt auch virtuelle Stände für Kunde, die unter anderem aus der Pharma-, Sicherheits-, Gesundheitsbranche oder in der Politik tätig sind.

Autor: Julian Hörndlein